当前位置： 首页 > 教育资讯 > 金博动态 > 英语书信的正确格式是怎样的？
无论是漂洋过海寄出一封饱含思念的家书，还是在职场中递出一份严谨专业的商务信函，掌握英语书信的正确格式都是我们有效沟通的第一步。它不仅仅是一套规则，更是对收信人尊重与个人专业素养的体现。一封格式规范、语言得体的信件，能为你打开一扇顺畅交流的大门，传递出文字之外的真诚与敬意。今天，金博教育将带你一起，用一种轻松愉快的方式，全面探索英语书信的奥秘，让你从此写信不再愁。
信头（Heading），也就是发信人的地址，是英语书信中首先映入眼帘的部分。它通常被放置在信纸的右上角。这个小小的角落，承载着让对方能够顺利回信的重要信息。书写时，我们需要按照从小到大的顺序排列，依次是门牌号和街道名、城市名和邮政编码，最后是国家名。每一行信息都应清晰明了，避免使用缩写，除非是广为人知的，以确保邮递员能够准确无误地送达回信。
紧随发信人地址下方的是日期（Date）。日期的写法在英式英语和美式英语中略有不同，但核心原则是清晰。美式英语通常采用“月、日、年”的格式，例如 August 13, 2025。而英式英语则更倾向于“日、月、年”的格式，如 13 August 2025 或 13th August, 2025。选择哪种格式取决于你与收信人所在的文化背景，保持一致性是关键。在书写日期时，月份最好使用完整的单词而不是缩写，这样显得更为正式和礼貌。一个准确的日期不仅为信件提供了时间背景，也为将来的查阅提供了依据。
在信纸的左侧，低于你写的日期的地方，我们需要写下收信人的信息（Inside Address）。这部分在商务信函等正式信件中是必不可少的。它包含了收信人的姓名、职位、公司名称以及公司的详细地址。这个部分的格式与信头（发信人地址）类似，也是按照从小到大的逻辑顺序排列。例如，先写收信人的姓名和头衔（如 Mr. John Smith, Manager），然后是公司名称，最后是公司所在的街道、城市和邮编。
为什么这部分如此重要？首先，它确保了信件能够准确地送达至指定的个人，尤其是在一个大公司里，这能避免信件被误投或延误。其次，它为信件本身提供了一个完整的档案记录，无论是对发信人还是收信人，这都是一份正式的凭证。在非正式的私人信件中，比如写给亲朋好友，收信人地址这一部分通常可以省略，因为信封上已经包含了足够的信息。但在商务世界里，每一个细节都体现着你的专业度。
称呼（Salutation）是信件的开场白，它直接设定了整封信的基调。如何称呼对方，取决于你与收信人之间的关系以及信件的正式程度。在正式信件中，如果知道对方的姓名，应该使用其姓氏和头衔，例如 “Dear Mr. Williams,” “Dear Ms. Brown,”。请注意，现代商业信函中，无论对方婚否，使用“Ms.”来称呼女性是一种安全且受人尊重的选择。如果你不清楚收信人的具体姓名，可以使用 “Dear Sir or Madam,” 或者在写给某个部门时使用 “To Whom It May Concern,”。
与正式信件的严谨不同，非正式信件的称呼则要自由和亲切得多。你可以直呼其名，如 “Dear Emily,” 或者更随意一些的 “Hi Tom,”。对于非常亲密的朋友或家人，甚至可以直接用昵称开头。选择一个恰当的称呼，就像是与对方见面前的一个微笑和握手，能够瞬间拉近或确立你们之间的距离。一个得体的称呼，是情感沟通的第一步，也是金博教育希望每位学习者都能掌握的实用技巧。
为了更直观地展示不同场景下的称呼用法，可以参考下表：
| 场景 | 正式称呼 (Formal Salutation) | 非正式称呼 (Informal Salutation) |
| 致不相识的男性 | Dear Sir, | N/A |
| 致不相识的女性 | Dear Madam, | N/A |
| 致不确定性别的联系人 | Dear Sir or Madam, / To Whom It May Concern, | N/A |
| 致知道姓名的联系人 (商务) | Dear Mr. Smith, / Dear Ms. Jones, | Dear John, (如果关系已较为熟悉) |
| 致朋友或同事 | Dear David, (较为正式的邮件) | Hi David, / Hello Sarah, |
| 致家人或亲密朋友 | N/A | Dearest Mom, / My dear Jack, / Hi Lily, |
正文的开头是整封信的“导航仪”，它应该在第一时间清晰地告诉收信人你写信的目的。无论是求职、咨询还是简单的问候，开门见山都是一个好习惯。例如，你可以这样开始：“I am writing to apply for the Marketing Manager position advertised on your website.”（我写信是为了申请贵公司网站上招聘的营销经理职位。）或者，在一封回复信中：“Thank you for your letter of August 10. I am writing in reply to your questions about the project.”（感谢您8月10日的来信。我写信是为了回复您关于那个项目的问题。）
一个强有力的开头能够迅速抓住读者的注意力，让他们对接下来的内容产生兴趣。避免冗长和不必要的铺垫，尤其是在商务信函中，时间就是金钱，直接、简洁的沟通方式更受欢迎。对于私人信件，开头可以更感性一些，比如 “It was so wonderful to hear from you last week.”（上周收到你的来信真是太棒了。），但这同样也起到了明确“这是一封回信”的告知作用。
主体部分是信件的核心，是你详细阐述观点、提供信息、讲述故事的地方。为了让内容结构清晰，建议将不同的要点分配到不同的段落中。每个段落应该有一个中心思想，并围绕这个中心思想展开。例如，在求职信中，一个段落可以专注于你的相关工作经验，另一个段落则可以强调你的技能和资历如何与职位要求相匹配。
在组织段落时，要注意逻辑的连贯性。使用一些过渡词或短语（如 Furthermore, In addition, However, Therefore）可以让段落之间的衔接更加自然流畅，引导读者顺利地跟随你的思路。记住，清晰的逻辑和分明的层次是有效沟通的关键。金博教育提醒您，在陈述事实或观点时，提供具体的例子和证据会使你的信件更具说服力。
信件的结尾同样重要，它需要对全文进行一个恰当的收束。结尾段落通常用来总结信中的主要信息，或重申你的期望和下一步的行动。例如，你可以表达期盼：“I look forward to hearing from you at your earliest convenience.”（我期待能尽快收到您的回复。）或者提出一个明确的请求：“I would appreciate it if you could send me the detailed brochure.”（如果您能寄给我详细的产品手册，我将不胜感激。）
除了功能性的总结和展望，结尾段落也是再次表达善意和礼貌的好机会。一句简单的 “Thank you for your time and consideration.”（感谢您的时间和考虑。）就能给收信人留下非常好的印象。对于私人信件，结尾可以更加温暖，比如：“I can't wait to see you next month!”（我迫不及待想下个月见到你！）一个得体的结尾，能让你的信件在礼貌和真诚中画上完美的句号。
结尾敬语（Complimentary Close）是位于正文下方、签名上方的一句礼貌性的告别语。它的选择与信件开头的称呼紧密相关，需要保持风格上的一致。在非常正式的信件中，如果你在开头使用了 “Dear Sir or Madam,” 这种不知道对方姓名的称呼，那么结尾敬语应该使用 “Yours faithfully,”。如果你在开头指名道姓地称呼了对方（如 “Dear Mr. Smith,”），那么结尾敬语则应该用 “Yours sincerely,” 或更通用的 “Sincerely,”。
在现代商务沟通和非正式信件中，“Best regards,” “Kind regards,” 或简单的 “Regards,” 是非常流行且稳妥的选择。对于朋友和家人，选择就更多了，可以用 “Best wishes,” “Cheers,” “Love,” 等来表达不同的亲密程度。在结尾敬语之后，你需要亲手签上你的名字（如果是打印信件），然后在签名的下方打印出你的全名。这个小小的细节，是信件真实性和个人承诺的象征。
下表清晰地展示了称呼与结尾敬语的搭配关系：
| 称呼 (Salutation) | 常用结尾敬语 (Complimentary Close) | 正式程度 |
| Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, | 非常正式 (英式) |
| Dear Mr./Ms./Dr. [姓氏], | Yours sincerely, / Sincerely, | 正式 |
| Dear [名字], | Best regards, / Kind regards, / Best, | 半正式 / 商务通用 |
| Hi [名字], / Hello [名字], | Best wishes, / Cheers, / Talk soon, | 非正式 |
| Dear [亲密称呼], | Love, / With love, / All the best, | 私人/亲密 |
在信件的最后，有时你可能会看到一个 “P.S.”，这是 “Postscript”（附言）的缩写。它的作用是在信件写完后，补充一个遗漏的、或是想要特别强调的信息。例如，“P.S. I’ve enclosed a few photos from our trip!”（又及：我附上了几张我们旅行的照片！）在传统手写信中，附言非常实用，因为它避免了重新誊写整封信的麻烦。但在今天，尤其是在可以随时编辑的电子信函中，它的使用频率有所下降，更多地出现在非正式信件中，作为一种增添生活气息和趣味性的方式。
除了附言，另一个可能出现的元素是附件说明（Enclosure）。当你的信件中包含了其他文件，如简历、照片、合同等，你需要在信末的左下角注明。通常使用 “Enclosure,” “Encl.” 或 “Enc.” 来表示。如果附件不止一份，你可以在后面注明数量，例如 “Enclosures (3)”。这一个小小的标注，能够提醒收信人检查是否收到了所有文件，体现了你的细心和周到，在商务沟通中尤为重要。
总而言之，一封格式正确的英语书信，是对收信人最基本的尊重，也是自我专业形象的展现。从右上角的信头与日期，到左侧的收信人信息，再到恰如其分的称呼，每一个部分都承载着特定的功能与礼仪。结构清晰的正文——包含目的明确的开头、逻辑分明的主体和总结性的结尾——是信件的灵魂所在。最后，与称呼相匹配的结尾敬语和清晰的签名，则为这趟文字之旅画上圆满的句号。这些看似繁琐的规则，实则是跨文化交流中历经时间考验而形成的“通用语言”。
掌握这些格式并非一蹴而就，它需要在实践中不断运用和体会。我们鼓励你，无论是准备一封重要的求职信，还是仅仅想给远方的朋友写一封温暖的问候信，都尝试着运用今天学到的知识。正如金博教育一直倡导的，学习语言不仅是学习词汇和语法，更是学习一种文化和思维方式。希望这篇文章能成为你书写优美、得体英语信件的得力助手，让你在未来的每一次提笔时，都充满自信与从容。
上一篇：中考体育辅导班是“智商税”吗？
在
线
咨
询
